Como prevenir e combater Fraudes nas Empresas?

Embora todo empregador goste de acreditar que seus funcionários são leais e trabalham para o benefício do negócio, ainda existem muitos motivos pelos quais alguns deles podem participar de esquemas ilícitos. Justamente por esse motivo, saber como prevenir e combater fraudes nas empresas é muito importante, principalmente porque esse é um problema significativo enfrentado por organizações de todos os tipos, tamanhos, locais e setores.

Então, como prevenir e combater fraudes nas empresas?

As organizações estão sempre em risco de interagir com pessoas que pretendem cometer ações fraudulentas. Mas, embora nenhum negócio esteja totalmente protegido, mesmo com controles internos rígidos e robustos, existem várias medidas que podem ser implementadas para prevenir e combater fraudes nas empresas. A seguir, você confere algumas delas:

Conheça os seus funcionários

A prevenção de fraudes internas começa com a contratação de funcionários confiáveis. Durante o processo de contratação, execute verificações de antecedentes trabalhistas e referências, a fim de descobrir qualquer histórico de comportamento antiético. Conheça quem está sendo contratado.

Lembre-se que todos eles devem atender aos padrões éticos de sua empresa se você quiser se proteger contra fraudes, roubos e outros incidentes. Mas, obviamente, esse cuidado deve ser contínuo. Ou seja, mantenha-se engajado também após a contratação. 

Os perpetradores de fraude geralmente apresentam traços comportamentais que podem indicar a intenção de cometer fraude. Observar e ouvir cada um dos funcionários, portanto, pode ajudá-lo a identificar os riscos potenciais.

Ofereça treinamento e conscientize os funcionários

Outra forma de prevenir e combater fraudes nas empresas é aumentar a conscientização sobre fraude internamente. Todos na organização devem estar cientes da política de risco de fraude, incluindo tipos de fraude e as consequências associadas a eles.

Por isso, pode ser bastante interessante oferecer treinamento contínuo e conscientização sobre esse tema. Isso pode ser realizado por meio do treinamento presencial e/ou online. Explique como fazer denúncias e as consequências de participar de qualquer esquema fraudulento. Além disso, enfatize a importância de relatar suspeitas e que qualquer retaliação contra os denunciantes será evitada.

Conheça seus parceiros de negócios

Os funcionários não são os únicos que podem fraudar sua empresa ou tomar uma decisão antiética que manche seu nome. Trabalhar com parceiros de negócios antiéticos coloca você em risco de danos à reputação por associação, violação de dados e perdas financeiras. 

Por isso, você precisa fazer com que seus fornecedores e vendedores sigam os mesmos padrões éticos. Para tanto, a sua empresa pode ter um código de conduta para eles também, no qual devem constar diretrizes sobre conformidade, ambiente de trabalho, sustentabilidade e segurança de dados que seus fornecedores devem cumprir.

Além disso, para prevenir e combater fraudes nas empresas, é importante ter um cuidado extra antes de fechar contrato com um fornecedor, tomando medidas rigorosas de verificação e aprovação.

Implemente controles internos

Os controles internos são os planos e/ou programas implementados para proteger os ativos da sua empresa, garantir a integridade dos registros contábeis e impedir e detectar fraudes e roubos. 

Se você não possui um processo de controle interno ou programa de prevenção a fraudes em vigor, deverá contratar um profissional com experiência na área. Um especialista analisará as políticas e procedimentos da empresa, recomendará programas apropriados e ajudará na implementação.

Mas, para que esses programas de controle interno funcionem e contribuam para prevenir e combater fraudes nas empresas, eles devem ser monitorados e revisados regularmente. Dessa forma, é possível garantir que sejam eficazes e estejam sempre atualizados com os avanços tecnológicos.

Otimize o uso da tecnologia na detecção de fraudes

A maioria das indústrias coleta e usa dados de clientes ou clientes todos os dias. No entanto, o roubo e o uso indevido de dados podem levar a um grande desastre de multas regulatórias, danos à reputação e perda de negócios.

Justamente por esse motivo, quer você apenas armazene essas informações ou as use para inteligência artificial, aprendizado de máquina ou análise de dados, é mais importante do que nunca proteger os dados que você possui.

Nesse sentido, potencializar a tecnologia para implementar medidas de monitoramento de controle contínuo é essencial visando a detecção precoce de indicadores de risco de fraude e corrupção. Além disso, escreva uma política com diretrizes sobre como os funcionários podem usar com ética a tecnologia específica para o seu setor.

Contrate especialistas de confiança, incluindo um detetive particular

Muitas das pessoas que trabalham para você podem desempenhar papéis importantes no estabelecimento de políticas e procedimentos para prevenir e combater fraudes nas empresas. No entanto, nem todos esses especialistas têm experiência ou reputação para fornecer o serviço que melhor atende às suas necessidades. 

Ao contratar contadores e outros profissionais especializados que terão acesso a informações confidenciais da empresa, é fundamental garantir que tenham uma reputação baseada em serviços de qualidade e confiabilidade. Dessa forma, você pode ter certeza de que suas análises forenses, serviços básicos de consultoria financeira, e as auditorias de controle interno são completas e suas informações nunca serão comprometidas.

Além disso, com o objetivo de prevenir e combater fraudes nas empresas, a contratação de um detetive particular também é uma medida interessante. Esse profissional poderá ajudar a identificar vulnerabilidades e até mesmo investigar suspeitas de fraude já em curso. 

Com o auxílio de equipamentos tecnológicos e utilizando técnicas investigativas, ele poderá coletar provas de qualquer esquema ou atividade ilícita que estiver ocorrendo dentro do seu negócio.

• Veja também: Tudo o que você precisa saber sobre fraude trabalhista

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