Fraudes no Reembolso de Despesas: Saiba Como Proteger a sua Empresa

As fraudes no reembolso de despesas são uma das maneiras mais fáceis de roubar de um negócio. Isso porque é um esquema que pode durar anos, já que é difícil de detectar. Como resultado, custam às organizações brasileiras bilhões de reais por ano. Justamente por esse motivo, saber como proteger a sua empresa é uma grande preocupação para muitos empresários.

Como funcionam as fraudes no reembolso de despesas?

Antes de mais nada, para saber como proteger a sua empresa, é importante entender como funcionam as fraudes no reembolso de despesas. Esse termo refere-se a uma tentativa deliberada e planejada de inflacionar os reembolsos. Isso ocorre quando um funcionário conscientemente preenche declarações de despesas imprecisas.

Existem quatro principais esquemas que podem ser perpetrados pelos funcionários:

Reembolso de despesas pessoais

Esse tipo de fraude ocorre quando um funcionário alega uma despesa pessoal para reembolso como se fosse uma despesa comercial. Alguns sinais para ficar alerta:

• Itens que parecem não ter uma conexão comercial;
• Refeições e entretenimento quando o funcionário não está trabalhando, incluindo em finais de semana e feriados;
• Itens ou refeições para crianças;
• Gastos em estabelecimentos na vizinhança do funcionário.

Reembolso de despesas inflacionadas

Nestes casos, o funcionário solicita o reembolso para uma despesa legítima. No entanto, aumenta o valor. Como, por exemplo, solicita o reembolso de refeições e entretenimento que excedem o permitido ou que não são reembolsáveis de acordo com a política da sua empresa (álcool, atividades de lazer, ingressos para jogos, etc). 

Por isso, é importante ficar de olho em relatórios de despesas incompletos ou inadequados, e em recibos que são suspeitos.

Reembolso de despesas fictícias

Ocorre quando o funcionário apresenta recibos falsos para reembolso, como, por exemplo:

• Cobrança de viagens e despesas que nunca se materializaram, como passagens aéreas canceladas, taxas de inscrição em seminários ou convenções, reembolso de mensalidades e pagamentos de taxas profissionais;
• Cobrança de itens que nunca foram comprados, tais como material de escritório, presentes para clientes, entre outros;
• Falsificação total ou manipulação de recibos.

Reembolso múltiplos

Por fim, casos de reembolsos múltiplos acontecem quando o funcionário solicita reembolso mais de uma vez para as mesmas despesas e recibos. Aqui, vale lembrar sobre a importância de comparar datas, valores e beneficiários reivindicados em um relatório com aqueles em outros relatórios do mesmo funcionário.

Contudo, tenha em mente também que esse tipo de esquema pode ocorrer por erro do colaborador e não ser proposital.

E como prevenir as fraudes no reembolso de despesas?

Naturalmente, é muito mais barato e fácil impedir a fraude de despesas antes que ela aconteça. A implementação de algumas boas medidas de prevenção economiza muito tempo e esforço gastos na busca do dinheiro perdido:

Política de despesas internas

Então, para começar, é importante ter uma política de despesas internas. As regras devem ser iguais para todos, independentemente do departamento ou nível, e ter uma política formal por escrito garante que todos estejam cientes delas. 

Distribua a todos os funcionários e peça-lhes que leiam. Inclua informações sobre como a empresa lida com violações da apólice e reivindicações fraudulentas de reembolso de despesas. Seja específico sobre as consequências da fraude para o funcionário.

Controle e fiscalização

Você também pode implementar controles para que todos os pedidos de reembolso sejam devidamente avaliados e até mesmo reavaliados. Ainda, pode capacitar os responsáveis pela aprovação dos pagamentos a questionarem os colaboradores. 

Outra opção válida é emitir cartões de crédito corporativos para funcionários que viajam com frequência a trabalho. 

Contratação de um Detetive Particular

Além disso, você pode realizar auditorias regulares de reembolsos. Essas auditorias, que podem ser tanto programadas quanto surpresa, garantem que todos os funcionários sigam a política da empresa. Traga discrepâncias e pequenas violações à atenção dos colaboradores para avisá-los de que suas despesas estão sendo monitoradas.

Se justificado, é possível contratar um detetive particular para que seja feita uma investigação empresarial completa para averiguar qualquer possível fraude no reembolso de despesas.

Esse profissional possui os equipamentos certos e a experiência para conduzir um processo investigativo. Conseguindo, então, evidências que podem elucidar o caso, confirmando ou refutando as suas suspeitas. 

Caso esteja realmente havendo fraude interna, o detetive ainda pode descobrir e conseguir provas de quais os funcionários que estão envolvidos. Dessa forma, você pode tomar as medidas cabíveis junto ao departamento de recursos humanos da empresa e ao setor jurídico.

• Veja também: Como prevenir e combater fraudes nas empresas?

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Infelizmente, as fraudes no reembolso de despesas fazem parte da realidade de muitas empresas. Mas, como visto acima, uma agência de detetives particulares, como a Elite Detetives, pode te ajudar. Por isso, entre em contato conosco e saiba mais sobre como funcionam nossos serviços de investigação empresarial!